PREGUNTAS FRECUENTES
PREGUNTAS FRECUENTES
Los archivos funcionan como espacios de almacenamiento y conservación de los documentos generados por las organizaciones. Estos archivos constituyen testimonios jurídicos, administrativos y culturales, por lo que se hace necesario salvaguardar y gestionar adecuadamente este acervo documental. Preservarlo es garantizar su acceso.
Confiar el archivo documental a un equipo profesionalmente entrenado y confiable es una solución inteligente para resolver las necesidades de atención de procesos vinculados a gestión documental, permitiendo a las organizaciones focalizarse en las actividades estratégicas de su negocio, mejorando sus procesos de negocios.
Ventajas
- Permite liberar el espacio de almacenamiento y agilizar el trabajo del personal
- Las unidades de almacenamiento cumplen con normas de seguridad y organización
- Se reducen los riesgos relacionados con la protección y almacenamiento de la información
Rápido y fácil acceso a la documentación
En SYADSA proporcionamos un Plan de acción de acuerdo a las necesidades de cada cliente, segmentado en etapas, basándonos en la comunicación como clave para garantizar el cumplimiento de cada una de ellas.
Identificación de necesidades: Escuchamos e interpretamos claramente las necesidades de cada uno de nuestros clientes
Diagnóstico del acervo documental: Identificamos formatos y soportes de almacenamiento, reconocimiento del orden original y procedencia y evaluamos el estado de conservación.
Propuesta de acción y servicios adecuada al cliente: Indexación de registros; clasificación (segura y confiable); transporte y destrucción (selección, trituración y reciclaje) de documentos; consulta rápida; visualización de archivos vía web; capacitación; seguimiento de procesos.
Conservación y traslado: Proporcionamos cajas de archivo apropiadas para cada caso y realizamos el trasvase de la documentación del cliente, para luego ser trasladada a nuestra planta de custodia.
Sistematización de la información: Creamos una base de datos mediante nuestro propio sistema de gestión documental, con criterios de archivística definidos.
Consulta las 24 hs.: Brindamos un sistema de atención y rápido acceso por medio de internet, mail, teléfono las 24 hs. los 7 días de la semana.
Hoy las tecnologías digitales ofrecen un nuevo paradigma de preservación y accesibilidad. Nos brindan la oportunidad de convertir a un formato digital documentos almacenados en soportes variados (papel, tela, cuero, material magnético de audio o video, película fotográfica, etc.) protegiendo y separando el contenido informativo de la degradación del medio físico, amenazado por los defectos operativos y ambientales.
SYADSA brinda un servicio integral, centralizado y óptimo de digitalización, guarda y custodia de los archivos activos y pasivos de las organizaciones tomando medidas para reducir el impacto negativo sobre el medio ambiente.
La decisión de digitalizar es la más adecuada cuando su organización necesita alcanzar algunos de los siguientes objetivos:
Incrementar el acceso de los documentos: La digitalización permite la consulta simultánea e ilimitada de los usuarios, desde cualquier sitio.
Reducir la manipulación de documentos originales: Si tratamos con materiales frágiles, la creación de copias de seguridad permite la utilización intensiva de ellos remplazando el uso de originales y evitando su deterioro.
Optimizar los recursos técnicos y humanos: El acceso rápido y sencillo a los documentos reduce el tiempo de búsqueda.
Mejorar la calidad de los servicios: La digitalización abre un nuevo canal de comunicación con los usuarios. Cada vez son más los públicos que se relacionan con las organizaciones a través de medios digitales, para realizar consultas, acceder a sus cuentas o participar activamente.